Hvor ofte bør fellesarealene vaskes? Lag en tydelig renholdsplan
En god renholdsplan svarer på fire spørsmål: Hvor skal det vaskes, hva skal gjøres, hvor ofte og hvordan følges det opp? Når dette er tydelig, blir det enklere å bestille riktig hjelp og håndtere tilbakemeldinger. Planen bør ta utgangspunkt i bruken av bygget og justeres dersom behovet endrer seg.
Del bygget inn i områder
Inngangsparti, trapper, heis, korridorer og fellesrom brukes forskjellig. Et rom som sjelden åpnes, trenger ikke samme oppfølging som en inngang alle passerer hver dag. Begynn med å skrive ned områdene, og beskriv gulv, matter og andre flater som skal inngå.
I et næringslokale bør kontorarealer, møterom, kjøkken og sanitærrom beskrives hver for seg. Oppgi når lokalene er i bruk og når renholderen kan komme til. Unngå å bruke bare totalarealet som beskrivelse dersom rommene har svært ulike behov.
Velg intervall ut fra bruk og observasjoner
Start med dagens erfaringer. Hvor blir det raskest skittent? Når kommer tilbakemeldingene, og gjelder de alltid samme område? Dette gir et bedre beslutningsgrunnlag enn å kopiere frekvensen fra et annet bygg. Be om en vurdering hvis dere ikke kjenner behovet ennå.
Vurder om enkelte oppgaver trenger et annet intervall gjennom året, og skriv eventuelle endringer inn i planen. En hovedrengjøring er også noe annet enn et vanlig besøk. Den bør bestilles med eget omfang dersom dere ønsker en grundigere gjennomgang av flater som ikke inngår til daglig.
Beskriv oppgavene slik at de kan følges opp
Formuleringen «holde det rent» gir lite å kontrollere. Det er mer nyttig å skrive hvilket område og hvilke flater en oppgave gjelder. Avklar hva som inngår i vask av en heis, et inngangsparti eller et felles toalett, og hvilke oppgaver som må bestilles separat.
Avtal én kontaktperson og en enkel måte å melde avvik på. En konkret melding om sted, tidspunkt og hva som er observert, er lettere å følge opp enn en generell vurdering av kvaliteten. Bilder kan være nyttige når de tas uten å eksponere beboere eller personlige opplysninger.
- Område: eksempelvis inngangspartiet i bygg A.
- Oppgave: hvilke gulv, flater og detaljer som skal rengjøres.
- Intervall: et tydelig antall besøk eller et fast ukeintervall.
- Adgang: avtalt nøkkel, brikke eller kontaktperson.
- Oppfølging: hvem som mottar og behandler tilbakemeldinger.
Oppdater planen når behovet endrer seg
Ved endringer i bruk, areal eller frekvens bør planen og prisen vurderes sammen. Be om skriftlig avklaring før nye oppgaver legges til. Da vet begge parter hva som gjelder fra neste periode, og hva som eventuelt fortsatt er en særskilt bestilling.
Emendas tjenestevelger lar sameier, borettslag og næringskunder beskrive trapper, fellesarealer, heis og lokaler. Legg inn det dere vet, og marker spørsmål som må avklares. Oppgaver, intervaller og endelig pris spesifiseres i tilbudet før oppstart.
