Kontorrenhold: dette bør dere avklare før dere ber om tilbud

Beskriv rommene og hva som skal gjøres

Lag en enkel romliste med arbeidsområder, møterom, inngangsparti, kjøkken og toaletter. Oppgi gulvtyper og omtrent størrelse der det er relevant. Beskriv hvilke tilgjengelige flater dere ønsker rengjort, og hvilke områder som ikke skal inngå.

Avklar oppgaver som tømming av avfallsbeholdere, rengjøring av kjøkkenflater og påfyll av forbruksmateriell hver for seg. Dette er eksempler på behov som bør beskrives, ikke en liste over hva enhver avtale automatisk inkluderer. Vinduspuss og periodisk gulvarbeid bør også skilles fra den løpende vasken.

Ta hensyn til arbeidsdagen og adkomsten

Oppgi når lokalene vanligvis er i bruk, og om noen rom er opptatt på bestemte tider. Behovet for renhold før, under eller etter arbeidstid må avtales med leverandøren. En ønsket timeplan er ikke en bekreftelse på at utførende har kapasitet på de aktuelle tidene.

Avklar hvem som låser opp, hvilke områder renholderen skal ha tilgang til, og hvordan besøk avsluttes. Unngå å sende alarmkoder eller andre adgangsopplysninger i en generell tilbudsforespørsel. Slike detaljer bør håndteres gjennom en avtalt rutine når leverandør og oppstart er bekreftet.

Gjør arbeidsplassen klar for renhold

Tilgjengelige gulv og flater gjør det mulig å utføre avtalte oppgaver. Bestem hva ansatte skal rydde selv, og hvilke gjenstander renholderen eventuelt kan flytte. Skjermer, elektronikk, dokumenter og spesialutstyr bør ikke omfattes av en uspesifisert bestilling om å vaske skrivebord.

Avklar tilgang til vann, oppbevaring og håndtering av utstyr. Arbeidstilsynet har egne krav og veiledning om rom for renholdsutstyr i arbeidsbygg. Bruk denne sammen med den konkrete vurderingen av lokalene; det er ikke tilstrekkelig å anta at alle praktiske forhold forsvinner fordi en ekstern leverandør tar med utstyr.

• Rom, areal og gulvtyper som skal omfattes.
• Oppgaver ved hvert besøk og oppgaver med lengre intervall.
• Ønsket tidspunkt og praktisk adgang.
• Rydding, spesialutstyr og områder med begrenset tilgang.
• Materiell, kontaktperson og oppfølging av tilbakemeldinger.

Be om et tilbud for de beskrevne lokalene

Sammenlign tilbud som gjelder samme romliste og oppgaveomfang. Kontroller også leverandørens status i Arbeidstilsynets renholdsregister før avtale inngås, og les veiledningen som gjelder deres rolle som kjøper. Opplysninger bør knyttes til riktig organisasjonsnummer.

Emendas næringsdel har valg for kontor og næringslokaler, med beskrivelse av rom, størrelse og ønsket frekvens. Bruk dette til å sende behovet til vurdering. Konkrete oppgaver, arbeidstid, kapasitet og pris må bekreftes i tilbudet; skjemaet lover ikke et bestemt tjenesteinnhold på forhånd.