Bytte vaktmesterleverandør: hva bør overleveres?
Ved et bytte av vaktmesterleverandør bør kunnskap om eiendommen følge med videre. Hvem kjenner den uvanlige lyden fra porten, hvilken feil venter på utbedring, og hvor ligger siste servicerapport? En strukturert overlevering hjelper den nye utførende i gang og gir styret oversikt over det som fortsatt må følges opp.
Skill leverandørbyttet fra endringer i oppgavene
Start med å samle gjeldende avtale, oppgaveoversikt og besøksplan. Marker hva dere vil videreføre og hva dere ønsker endret. Hvis den nye avtalen får et annet omfang, bør det være synlig før prisene sammenlignes.
Avklar frister og avslutning ut fra eksisterende avtale og beslutningene som gjelder hos dere. Bestem en dato for overlevering og bekreft oppstart med ny leverandør. Denne gjennomgangen gjelder kjøp av tjenester; dersom vaktmesteren er ansatt, må personalsaken og driftsplanleggingen behandles på riktig grunnlag.
Gi åpne saker en tydelig status
Lag en liste over forhold som er meldt, undersøkt, bestilt eller utsatt. Oppgi hvor på eiendommen saken gjelder, hvem som følger den opp og hva som eventuelt allerede er avtalt. Det hindrer at en gammel oppgave forsvinner eller blir bestilt på nytt uten at noen vet det.
Legg ved relevant dokumentasjon som eiendommen har tilgang til: rapporter, bruksanvisninger og kontaktopplysninger til aktuelle servicefirmaer. Del bare opplysninger den nye leverandøren trenger. Personopplysninger om beboere bør ikke følge med som del av en generell dokumentpakke uten et relevant formål.
Gå en felles runde og kontroller adgang
Bruk en befaring til å vise bygg, fellesrom, adkomst og andre områder i avtalen. Se gjennom kjente problemsteder og avklar hvem som skal kontakte fagfirma ved behov. En forklaring på stedet kan gi sammenheng til en rapport som ellers er vanskelig å forstå.
Tell nøkler og adgangsbrikker, og avklar hvem som kvitterer for mottak og retur. Registrer også hvilket utstyr som tilhører eiendommen og hvilket som tilhører leverandøren. Tilganger til apper og andre driftssystemer bør håndteres gjennom systemets vanlige administrasjon, med riktig tilgang for hver mottaker.
- Bygg, områder og oppgaver som skal videreføres.
- Åpne avvik og arbeid som allerede er bestilt.
- Relevante servicerapporter og fremtidige avtaledatoer.
- Nøkler, brikker, utstyr og avtalte tilganger.
- Kontaktpersoner, bestillingsrutiner og første oppfølgingsmøte.
Avklar hva beboerne skal vite fra første dag
Gi beskjed om kontaktpunkt, hvordan feil meldes og hvilke henvendelser som skal gå til styret. Ikke presenter en fast besøksavtale som en døgnvakt hvis det ikke er avtalt. Eventuelle endringer i brøyting, renhold eller grøntarbeid bør omtales særskilt.
Emendas vaktmesterplan kan tilpasses med tilsyn, rapportering og andre avklarte oppgaver for sameier, borettslag og næring. Beskriv eiendommen og ønsket overgang i tjenestevelgeren. Ny oppstart, omfang og pris må bekreftes, og fagkontroller og større arbeider avtales separat.
